Come si costruisce un processo di delega per la tua attività

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L’ articolo che ho pubblicato sulla comprensione applicativa dei concetti di efficacia ed efficenza ha originato diverse richieste di approfondimento ed alcune di queste molto pregnanti anche perché sono accompagnate da eventuali decisioni di alcuni imprenditori e liberi professionisti nel migliorare il proprio modello di business. Una in particolare riassume le altre e proviene da un professionista mio amico che da tanti anni sta crescendo seguendo il nostro programma formativo. La domanda e’ relativa a come fare a delegare dei comparti sviluppati in azienda in modo da poter migliorare la gestione del tempo ed oltre che essere efficaci ed efficienti?
Prima di delegare, attività’ pericolosa se non la si prepara, bisogna costruire il modello di ciò’ che si vuole delegare.
Mi spiego meglio. Nel caso in cui tu come libero professionista stia lavorando tantissimo facendo tutta una serie di attività’ e domani mattina ti metti in testa di delegare, cosa potrai fare? Non altro che delegare il modello che conosci mettendo nei “pasticci” chi lo riceve che, inoltre, non ha le competenze che hai tu. Un passo indietro.

Due elementi base.

1 – Costruisci un organigramma della tua azienda

Qualcuno obietta…quale azienda? Sono da solo. Oppure, siamo solo io e il mio socio, io e mio marito, ed altro ancora. Non importa, prendi un organigramma e compila tutti i reparti in essere. Sei da solo? Una volta che hai finito l’organigramma con tutti i ruoli e reparti metti il tuo nome a matita ovunque. (ecco perchè stai soffrendo professionalmente, perchè hai diecimila cappelli)

2 – Adesso che hai fatto l’organigramma passa al manuale operativo. Il manuele operativo è un documento che per ogni attività specifica tutti i passaggi. Ad esempio se sei un venditore eBay nella pagina “come imballare un pacco” trovi  come si piega la carta, come si mette il polistirolo, come si mette l’ etichetta, come si compila il modulo.

Tutto, come diceva mio Padre, quando era in vita, responsabile della qualità della Fiat  nel mondo e ideatore alla fine degli anni 70 del primo manuale di qualità, deve essere a prova di “stupido” altrimenti lo “stupido” sei tu che lo hai scritto. Parole che sono state per me efficaci nell’ attività che svolgo come imprenditore e come professionista.

Adesso sei pronto per delegare. Prendi l’organigramma e parti dal basso. Scegli un’area di cui hai il manuale opearativo e comincia a delegare solo quella. Ad esempio, nel discorso del venditore eBay, le spedizioni. E qui vedrai arrivano le prime domande. Delego in otusourcing o prendo qualcuno internamente? Con questo sistema sei in grado di comparare costi, benefici ed impegno.

Pronti?

Allora carta e penna e via con l’organigramma e il manuale operativo!

ps – ricorda che le professioni e le imprese che generiamo nella vita sono un’estensione dei giochi che facevamo quando eravamo bambini. Impara giocando da chi ha già realizzato un business interessante. E ricorda, prima di salire, simula e poi applica. Il gioco di Trump, il cash flow di Kiyosaki, Monopoli…e tanti altri.

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• Quando iniziare un processo di delega per migliorare la propria gestione del tempo?