Come fare a ridurre l’80% del tempo speso in comunicazione ed aumentare i risultati aziendali della tua impresa a controllo famigliare? Ecco la risposta e impara subito a guidare e non a farti guidare!

Una delle attività a più alta richiesta di tempo ed assorbimento per un imprenditore ed un libero professionista nonché per dipendenti con un incarico di livello è proprio la comunicazione in uscita ed in entrata.

Questa verità diventa ancora più grande per le imprese a controllo famigliare poiché l’elevato peso della parte affettiva può diventare controproducente. Imparare a guidare il tuo business significa anche guidare le comunicazioni. Nella foto che vedi sopra puoi vedermi impegnato sin da piccolo in tale operazione!

Email, telefonate, facebook, whataspp, skype solo per citarne alcune a cui ovviamente possiamo e dobbiamo aggiungere gli ormai consueti sms. Hai ancora un telefono fisso? Ottimo, inseriamo anche quello. Hai mai pensato però che ognuno di essi ha un collegamento affettivo totalmente diverso e che le persone si aspettano quindi un’attenzione differente?

Si tratta, senza la strategia di cui parliamo adesso, di diverse ore al giorno tra lettura e risposta. Per alcuni il tetto è quasi di 4 ore giornaliere secondo la statistica italiana. Il risultato è di trovarsi a spendere il 30% del tempo produttivo (tenendo conto che la maggior parte degli imprenditori e liberi professionisti lavorano circa 12 ore al giorno per creare e mantenere il successo che hanno ottenuto) in questo vortice.

Un vortice produttivo? Assolutamente no. Secondo la legge di pareto considerando in un mese 22 giorni lavorativi (ma oggi “grazie” ad internet sono di più) sono 88 ore di cui 16 ore sono quelle che fanno ottenere l’80% dei risultati che ottieni e le 72 ore producono solo il 20% dei risultati.

Non vorrai mica impazzire mettendo anche in campo l’elemento personale tramite il quale alcune persone si aspettano da te un trattamento diverso proprio per la loro posizione famigliare oltre che quella in impresa? Screen Shot 2014-06-12 at 5.14.48 PM

Tirando le somme stai sprecando secondo la media (puoi fare tu il conto di quanto passi nelle comunicazioni scaricando rescue time per il tuo computer e analizzando il tempo di utilizzo dello smartphone al fine di avere un quadro completo) in dieci anni di vita veglia circa 2,4 anni per ottenere il 20% di quello che hai oggi.

Questo significa che lavorando invece nell’eliminare (come ben evidenziava Steve Jobs) quel’80% delle comunicazioni potresti raddoppiare, triplicare, quintuplicare i tuoi risultati con minor fatica dedicandoti a cose più importanti che rispondere a tutti. Esatto, rispondere a tutti…..la porta dell’ufficio sempre aperta…..molto, molto male. Peggiora ancora quando questi “tutti” si sentono giustificati nel farlo per il loro legame famigliare che può essere di sangue, legale o intenzionale.

Come fare quindi ad uscire da questa difficoltà? Seguimi attentamente…

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Smartphone e telefono fisso
Registra il tuo messaggio vocale in segreteria che può essere simile a questo:

“Grazie per avermi contattato. In questo momento sono impegnato. Lascia un messaggio in segreteria se si tratta di una comunicazione molto grave ed urgente. Appena possibile ti richiamo. Diversamente mandami una email a (metti la tua email) e sarà mia cura risponderti alla lettura.”

Email
Attiva l’autorisponditore automatico dalla tua email. Il testo può essere più o meno questo:

“Grazie per avermi contattato. Rispondo alle email entro (e qui metti il tuo entro, il mio è entro un mese….ti puoi mettere anche 24 ore, questo dipende  da te). Se si tratta di una comunicazione molto grave ed urgente contattami telefonicamente al numero (metti il tuo cell)”

Quindi ecco come procedere. Non rispondere al telefono mai se non alla o alle persone che sai che appartengono alla tua cerchia ristretta (puoi imparare la divisione leggendo questo articolo sul modello a tre cerchi dell’ impresa famigliare) e che come te rispettano le comunicazioni e il tempo delle altre persone perché sono formate come te avete gli stessi parametri. Stesso discorso per le email. Disattiva lo scaricamento automatico e non rispondere subito. Usa la prioritizzazione per importanza e rispondi prima alle comunicazioni veramente importanti, le altre lasciale in coda. Se non riesci a mantenere il tempo indicato nell’autorisponditore allunga il tuo “rispondo alle email entro…”

Ad esempio puoi leggere il testo dell’ autorisponditore di una delle mie caselle email, quella che uso per alcuni contatti esterni. E’ un esempio in cui non viene inserito il telefono.

“Salve, poichè ho scelto un’ alta qualità di vita controllo personalmente la mia posta elettronica e rispondo nel caso la comunicazione sia effettivamente a me diretta e che sia inviata da persone con le quali sono in contatto, entro trenta giorni.
In caso di comunicazioni urgenti potete contattare il manager di riferimento del Bogiatto Group con il quale siete entrati in contatto o in alternativa all’ indirizzo info@bogiatto.it

Skype
Lascia l’icona in giallo. Se vuoi rispondere rispondi, diversamente se non vuoi rispondere non rispondere in quel momento. Il giallo significa assente e rimani nel galateo di internet. Se metti in verde e non rispondi è poco “educato”.

Facebook
Non rispondere subito, Facebook aggancia conversazioni istantanee e flussi senza limite di tempo. Rispondi quando vedi la persona offline e comunque in un tempo più lungo delle email in modo da abituare le persone a scriverti via posta elettronica. Nota bene infatti che la posta di Facebook è una chat. Ricorda che Facebook esiste sino a quando le persone vivono su Facebook, quindi lo strumento non viene pensato per migliorarti la vita ma per tenerti “attaccato” sempre. Come tutte le cose bisogna saperle usare.

Sms
Non rispondere subito. Stesso discorso come per Facebook. Rispondi più lentamente delle email, diversamente gli sms diventeranno parte integrante della tua vita in maniera costante e continua

Whatsapp
E’ stata acquistata da Facebook mica per niente. Connessi sempre ed ovunque. Rispondi con ritardi rispetto alle email. Le chat portano psicologicamente le persone a sentirsi “costretti” a rispondere subito in quanto collegate allo smartphone. ma se tu hai insegnato a chi comunica con te che lo smartphone non è quasi mai con te tutto fila liscio. Inoltre fai attenzione che se cliché sulla conversazione quando appare il “numerino” la persona tramite la doppia spunta vede che hai letto il messaggio. E se si tratta di una persona vicina a te si offenderà se non rispondi. Non aprirlo nemmeno se non hai intenzione di rispondere subito.

In chiusura andiamo ad osservare che è realmente importante che tu comunichi e condividi queste conoscenze e modalità proprio con la cerchia famigliare in modo che nessuno abbi da dire nulla e che venga preservata la parte affettiva

Sai altrimenti cosa succede. Che sommando la parte famigliare con quella imprenditoriale molte volte ti troverai a violare regole che hai stabilito peggiorando la tua situazione e dando un cattivo esempio a chi ti circonda.

In ultimo con questo sistema tu puoi investire il tuo tempo che invece avresti sprecato avvolto in moltissime comunicazioni che non valgono la tua attenzione, proprio con chi lo merita, in quel 20% di persone della tua famiglia a tutti i livelli che che insieme a te vogliono espandere il proprio business vivendo una vita straordinaria.

Così realizzi un business ad altissimo livello ed una famiglia felice.

Se hai delle domande lasciale qui nei commenti e ti rispondo molto volentieri. Se vuoi approfondire come si crea un e si gestisce un’impresa di grande successo insieme ad una famiglia felice puoi leggere e studiare il mini-corso gratuito “Business Family Engine” di cinque lezioni che ho creato appositamente. Screen Shot 2014-06-12 at 5.17.03 PM

dan bogiatto

About dan bogiatto

Ideatore del metodo Business Family Engine, presidente e co-fondatore del Bogiatto Group, Dan Bogiatto, insieme a sua moglie Jenny, i suoi figli e tutta la famiglia intenzionale, ha votato la sua vita ad aiutare tutte le persone che lo desiderano a sviluppare e implementare l'impresa a controllo famigliare ottenendo un BUSINESS di successo INSIEME a una FAMIGLIA di successo.

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